Comment ajouter rapidement des noms et des adresses à des lettres avec le publipostage

PhotoAlto / Ale Ventura / Getty Images

• Tweeter
• Partager
• E-mail

MS OFFICE

• Mot
• Exceller
• Power Point
• Perspectives

L'utilisation du publipostage dans Microsoft Word fusionnera les données d'une source de données avec votre document. Il est parfait pour les lettres, les catalogues, les étiquettes et plus encore. Voici comment démarrer avec cette fonctionnalité permettant de gagner du temps. 

Comment effectuer un publipostage dans Word

Dans toutes les versions actuelles de Word, l'option Fusion et publipostage de l'onglet Publipostage du ruban vous aide à créer une lettre de publipostage.

1. Sélectionnez Démarrer le publipostage dans le ruban Publipostage et sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer. Par exemple, vous pouvez sélectionner des lettres, des enveloppes ou des étiquettes. Vous pouvez également sélectionner Assistant de fusion et publipostage étape par étape pour obtenir de l'aide sur la création de votre document.

2. Choisissez Sélectionner les destinataires dans le ruban Mailings pour ajouter des destinataires au mailing.
   Vous pouvez choisir de créer une nouvelle base de données de destinataires. Vous pouvez également choisir d'utiliser une liste existante ou des contacts Outlook .

3. Dans la zone Destinataires du publipostage, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les contacts que vous souhaitez inclure dans le publipostage. Sélectionnez OK lorsque votre liste est prête.

4. Sélectionnez Insérer un champ de fusion dans le ruban Publipostage. Choisissez le premier champ que vous souhaitez ajouter. Le nom du champ apparaît à l'endroit où se trouve le curseur dans votre document. Répétez, en insérant chaque champ que vous souhaitez inclure. Vous pouvez également sélectionner une option telle que Bloc d'adresse ou Ligne d'accueil .

   Vous pouvez modifier et formater le texte entourant le champ. Les formats appliqués au champ seront appliqués à votre document fini. Vous pouvez continuer à ajouter des champs à votre lettre.

5. Before you print your letters, you should review them to check for errors. In particular, pay attention to spacing and punctuation surrounding the fields. You will also want to make sure you have inserted the correct fields in the proper places.
   To preview the letters, select Preview Results on the Mailings ribbon. Use the arrows to navigate through the document.

6. You might notice an error in the data for one of your documents. You cannot alter this data in the merge document. Instead, you'll need to fix it in the data source.
   To do this, select Edit Recipient List on the Mailings ribbon. In the box that opens, you can alter the data for any of your recipients. You can also limit the recipients. Uncheck the box next to recipients' names to omit them from the merge operation and select OK.

7. Après avoir examiné vos documents, vous êtes prêt à les finaliser en effectuant la fusion. Sélectionnez le bouton Terminer et fusionner sur le ruban Publipostage. Vous pouvez choisir de modifier des documents individuels, d'imprimer les lettres ou de les envoyer par courrier électronique. Si vous choisissez d'imprimer ou d'envoyer vos lettres par courrier électronique, une invite vous demandera d'entrer une plage. Vous pouvez choisir d'imprimer toutes, une ou un ensemble de lettres contiguës. Word vous guidera tout au long du processus pour chacun.